Lead-Erfassungsbogen für die Messe: vom Papier aufs Smartphone

Welche Felder auf den Bogen gehören

Ein guter Erfassungsbogen ist kurz. Am Stand haben Sie zwischen zwei Gesprächen oft weniger als eine Minute. Diese Felder reichen für die meisten Messen:

Mehr Felder sind möglich, etwa Budget oder Zeitrahmen. Jedes zusätzliche Feld kostet aber Zeit am Stand. Was nicht in eine Zeile passt, gehört in die Notiz.

Tipps für den Bogen, ob Papier oder App

• Status gleich vergeben: Heiß bedeutet ein konkretes Projekt, warm ein echtes Interesse ohne Termin, kalt alles andere. Legen Sie das im Team vor der Messe fest.
• Den nächsten Schritt notieren: nicht „interessiert“, sondern „Katalog schicken, Rückruf in KW 12“.
• Immer die Messe angeben: Nach drei Messen im Jahr wissen Sie sonst nicht mehr, woher ein Kontakt kam.
• Noch am selben Abend prüfen: Fehlende E-Mail-Adressen lassen sich am nächsten Morgen oft noch ergänzen.
• Einen Bogen pro Gespräch: Zwei Kontakte auf einem Blatt führen beim Abtippen fast immer zu Verwechslungen.
• Die Visitenkarte dazulegen: Auf Papier heften Sie sie an den Bogen, in der App fotografieren Sie sie. So stimmen Schreibweise und E-Mail-Adresse.

Ein Beispiel aus der Praxis: Zwei Personen betreuen einen Stand an drei Tagen und führen rund 90 Gespräche. Mit Papierbögen müssen danach 90 Bögen abgetippt werden. Mit einer App liegen die Kontakte schon in der Datei, und die Zeit bleibt für das Nachfassen.

Bogen oder App: der Unterschied

• Papier: billig in der Herstellung, aber Abtippen, unleserliche Notizen und verlorene Blätter.
• Word- oder Excel-Vorlage: sauberer, aber am Stand umständlich, vor allem auf dem Smartphone.
• App: Felder werden aus Karte oder Badge gefüllt, die Datei entsteht von selbst.

Wie ScanLead die Felder ausfüllt

In ScanLead ersetzt jeder Lead einen Bogen. Die meisten Felder füllen sich von selbst:

• Name, Firma, Funktion, E-Mail, Telefon: aus der fotografierten Visitenkarte (automatisch ausgelesen, von Ihnen geprüft) oder aus dem QR-Code des Badges, wenn er eine vCard, MeCard oder einen Kontakt im JSON-Format enthält. Siehe Badge scannen und Visitenkarten auf der Messe scannen.
• Status und Notiz: Sie tippen heiß, warm oder kalt an und schreiben ein paar Worte.
• Erfasst von: wird automatisch mit dem Teammitglied gefüllt, das den Lead angelegt hat.
• Messe und Datum: Jeder Lead gehört zu einer Messe, das Datum wird beim Erfassen gesetzt.

Einträge lassen sich später ändern, und jede Änderung bekommt einen Zeitstempel. Ohne Visitenkarte und ohne lesbares Badge tippen Sie die wenigen Felder von Hand ein, wie auf dem Papierbogen, nur ohne Abtippen danach.

Vom Bogen zur Excel-Datei

Nach der Messe exportieren Sie die Leads als CSV oder Excel-Datei (.xlsx), pro Messe oder alle zusammen. Die Spalten entsprechen der Vorlage oben: Name, Firma, E-Mail, Telefon, Status, Notizen, Funktion, hinzugefügt von, Messe und Datum. Die Sprache der Datei wählen Sie selbst.

Die Datei importieren Sie in Ihr CRM oder Sie nutzen CRMlead, das die Kontakte automatisch empfängt, mit demselben Lead-Konto. Für HubSpot oder Salesforce gibt es keine native Anbindung: Der Weg führt über den Export oder über Make oder Zapier. Details: Messeleads ins CRM übertragen.

Für wen das passt

Für Selbstständige und kleine Teams, die bisher mit Papier oder Excel gearbeitet haben. ScanLead ist kostenlos, mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Es gibt kein Limit für Leads oder Teammitglieder.

Der integrierte KI-Assistent spart am Abend Zeit. Fragen Sie ihn „Wie viele heiße Leads hatte ich heute?“ oder bitten Sie ihn, eine Notiz zu einem Lead hinzuzufügen. Jede Änderung zeigt er zuerst als Karte „Zu bestätigen“, und erst Ihr Klick setzt sie um. Er kann sich irren, prüfen Sie also vor dem Bestätigen.

Was nach dem Bogen kommt, steht auf der Seite Messe-Follow-up.