Beaucoup d'exposants partent encore au salon avec une fiche papier imprimée depuis Word, ou un tableau Excel ouvert sur une tablette. L'idée est bonne : noter les mêmes informations pour chaque visiteur. Le problème, c'est la suite. Les fiches sont incomplètes, illisibles, et quelqu'un doit tout recopier le lundi.
Voici d'abord un modèle de fiche que vous pouvez reprendre tel quel, avec ou sans ScanLead. Ensuite, comment remplir ces champs sur votre téléphone en quelques secondes et récupérer un fichier Excel propre.
Le modèle de fiche contact
Une bonne fiche tient sur une demi-page. Chaque champ doit servir à la relance. Si vous ne savez pas à quoi un champ servira après le salon, retirez-le.
| Champ | Pourquoi | Exemple |
|---|---|---|
| Nom et prénom | Pour s'adresser à la bonne personne | Prénom Nom, comme sur la carte |
| Société | Pour retrouver le compte et éviter les doublons | Exemple SA |
| Fonction | Pour savoir si elle décide, prescrit ou s'informe | Responsable achats |
| Pour la relance | prenom.nom@exemple.ch | |
| Téléphone | Pour les leads chauds | +41 21 000 00 00 |
| Statut | Pour l'ordre des relances | Chaud, tiède ou froid |
| Notes | Ce qui a été dit et promis | Devis pour 2 machines, rappeler mardi |
| Rencontré par | Qui relance | Le commercial du stand |
| Événement | Pour mesurer chaque salon | Salon Habitat 2027 |
| Date | Pour respecter le délai de relance | 13 mars 2027 |
Le champ le plus utile est souvent Notes. « Intéressé » ne dit rien. « Veut une démo sur site en avril, budget validé » dit tout.
Trois règles pour une fiche qui sert
- Un statut obligatoire. Trois niveaux suffisent : chaud (projet concret, délai court), tiède (intérêt réel, pas d'urgence), froid (curiosité, veille). Plus de niveaux, et personne ne les remplit pareil.
- Une note écrite tout de suite. Après dix conversations, vous ne vous souviendrez plus qui voulait quoi. Notez pendant que le visiteur s'éloigne.
- Un champ « rencontré par ». À plusieurs sur le stand, c'est ce qui évite que deux personnes relancent le même contact, ou personne.
Comment ScanLead remplit ces champs
ScanLead reprend exactement ce modèle, sur le téléphone :
- Nom, société, fonction, e-mail, téléphone : photographiez la carte de visite, ScanLead la lit et pré-remplit ces champs, que vous vérifiez. Ou scannez le QR code du badge s'il contient une vCard, une MeCard ou un contact en JSON. Ou saisissez à la main.
- Statut : chaud, tiède ou froid, en un geste.
- Notes : texte libre, modifiable ensuite. Les modifications de la fiche sont horodatées.
- Ajouté par : rempli automatiquement avec le membre de l'équipe qui a capturé le contact.
- Événement et date : chaque lead est rattaché au salon en cours, et la date d'ajout est enregistrée.
Les détails de la lecture des cartes sont dans scanner des cartes de visite sur un salon, et ceux des badges dans notre application scan badge.
Du téléphone au fichier Excel
Fini la ressaisie. Le soir du salon ou le lundi matin, exportez vos fiches en CSV ou en Excel (.xlsx), pour un salon ou pour tous vos leads. Les colonnes reprennent le modèle : nom, société, e-mail, téléphone, statut, notes, fonction, ajouté par, nom de l'événement, date d'ajout. Vous choisissez la langue du fichier.
Triez par statut, et vos leads chauds sont en haut de la liste. Importez le fichier dans votre CRM, ou laissez CRMlead recevoir les contacts automatiquement, avec le même compte Lead. Pour HubSpot ou Salesforce, voir envoyer ses leads de salon vers un CRM.
Seul ou en équipe, sans payer
ScanLead est gratuit, toutes fonctions comprises : captures illimitées, export CSV et Excel, membres d'équipe sans limite. Pas de carte bancaire, pas d'abonnement (voir l'application de capture de leads gratuite). Un indépendant remplace son bloc de fiches papier ; une équipe de quatre partage la même liste, chacun avec son téléphone.
L'Assistant IA intégré complète vos fiches à la demande : « Ajoute une note au contact de Exemple SA : rappeler mardi ». Il prépare la modification et l'affiche dans une carte « À confirmer » ; un clic sur Confirmer l'applique, Annuler ne change rien. Relisez avant de confirmer, il peut se tromper.
Pour préparer le salon dans son ensemble, lisez notre guide de la prospection sur salon professionnel.
Questions fréquentes
Quels champs mettre sur une fiche contact de salon ?
Nom, société, fonction, e-mail, téléphone, statut (chaud, tiède, froid), notes, qui a rencontré le contact, le salon et la date. Le reste est souvent superflu.
Puis-je garder mon modèle Excel ?
Oui. L'export Excel de ScanLead reprend ces colonnes, et vous pouvez le coller dans votre propre tableau.
Combien de fiches puis-je remplir ?
Autant que vous voulez. ScanLead est gratuit, sans limite mensuelle de cartes, de badges ni de membres, et l'export est inclus.
Que faire si le visiteur n'a ni carte ni badge lisible ?
Saisissez le contact à la main : quelques champs, un statut et une note suffisent.
Les fiches remplies hors connexion sont-elles perdues ?
Non. Si ScanLead a été ouvert avec du réseau, la saisie manuelle et le scan de badge continuent de marcher, et les fiches se synchronisent au retour de la connexion.