Nach drei Messetagen haben Sie vielleicht 120 Kontakte. Eine Woche später erinnern sich die Besucher an zehn Aussteller, und meist an die, die sich zuerst gemeldet haben. Das Follow-up entscheidet, ob aus dem Gespräch am Stand ein Auftrag wird.
Diese Seite zeigt, wann Sie schreiben, wie Sie die Nachricht nach dem Status des Leads anpassen, und gibt Ihnen drei kurze E-Mail-Vorlagen. Am Ende steht, wie ScanLead das Nachfassen vorbereitet.
Wann Sie nachfassen sollten
Je früher, desto besser. Eine einfache Regel, die viele Aussteller nutzen:
- Heiße Leads: innerhalb von ein bis zwei Werktagen nach der Messe, bei einem konkreten Projekt auch schon am Abend des Messetags.
- Warme Leads: in der ersten Woche nach der Messe.
- Kalte Leads: in den zwei Wochen danach, mit einer kurzen Nachricht ohne Druck.
Blockieren Sie sich vor der Messe Zeit im Kalender für den ersten Tag danach. Wer erst nach dem Liegengebliebenen im Büro nachfasst, ist oft zu spät.
Eine Nachricht je nach Status
Nicht jeder Kontakt braucht dieselbe E-Mail. Der Status, den Sie am Stand vergeben haben, sagt Ihnen, wie Sie schreiben:
- Heiß: persönlich, mit Bezug auf das Gespräch und dem versprochenen nächsten Schritt (Angebot, Termin, Muster).
- Warm: freundlich, mit einer hilfreichen Information und einem Angebot, das Gespräch fortzusetzen.
- Kalt: kurz, ein Dank für den Besuch und Ihre Kontaktdaten.
Hier hilft die Notiz, die Sie am Stand geschrieben haben. Ein Satz wie „Sie hatten nach der Lieferzeit für Serie B gefragt“ zeigt, dass Sie zugehört haben.
Drei E-Mail-Vorlagen zum Kopieren
Vorlage 1, heißer Lead. Betreff: Ihr Projekt, unser Gespräch auf der [Messe]. Text: „Guten Tag Frau [Name], vielen Dank für das Gespräch an unserem Stand auf der [Messe]. Wie besprochen sende ich Ihnen anbei [Angebot / Unterlagen] zu [Thema]. Passt Ihnen ein kurzer Termin am [Tag] um [Uhrzeit], um die Details zu klären? Freundliche Grüße, [Ihr Name]“
Vorlage 2, warmer Lead. Betreff: Nach der [Messe]: [Thema] für [Firma]. Text: „Guten Tag Herr [Name], schön, dass Sie an unserem Stand vorbeigekommen sind. Sie hatten sich für [Thema] interessiert. Hier finden Sie [Information, Link oder Beispiel]. Wenn Sie möchten, zeige ich Ihnen in 20 Minuten, wie das bei Ihnen aussehen könnte. Freundliche Grüße, [Ihr Name]“
Vorlage 3, kalter Lead. Betreff: Danke für Ihren Besuch auf der [Messe]. Text: „Guten Tag [Name], danke für Ihren Besuch an unserem Messestand. Falls [Thema] für Sie später ein Thema wird, erreichen Sie mich unter dieser Adresse. Freundliche Grüße, [Ihr Name]“
Halten Sie jede Mail kurz: drei bis fünf Sätze, ein klarer nächster Schritt, kein Anhang, der nicht versprochen war.
Wie ScanLead das Follow-up vorbereitet
ScanLead verschickt selbst keine E-Mails. Es sorgt dafür, dass Sie alles haben, was Sie zum Schreiben brauchen.
- Status: Jeder Lead ist am Stand als heiß, warm oder kalt eingestuft. Sie sehen auf einen Blick, wen Sie zuerst anschreiben.
- Notizen: Was besprochen und versprochen wurde, steht beim Kontakt. Mehr zum Erfassen: Lead-Erfassungsbogen.
- Export: CSV oder Excel, pro Messe, mit Name, Firma, E-Mail, Telefon, Status, Notizen, Funktion, hinzugefügt von, Messe und Datum. Die Datei nutzen Sie in Ihrem E-Mail-Programm oder CRM.
- CRMlead: CRMlead empfängt die Kontakte automatisch, mit demselben Lead-Konto, und Sie führen dort das Nachfassen weiter. Andere CRM-Systeme erreichen Sie über den Export oder die API, siehe Messeleads ins CRM übertragen.
Der integrierte KI-Assistent hilft beim Sortieren. Fragen Sie „Wie viele heiße Leads hatte ich auf meiner letzten Messe?“ oder „Wie exportiere ich meine Leads als Excel?“. Er antwortet und öffnet die richtige Seite. Ändert er etwas, etwa einen Status, zeigt er zuerst eine Karte „Zu bestätigen“, und erst Ihr Klick setzt die Änderung um. Er kann sich irren, prüfen Sie also vor dem Bestätigen.
Das Ergebnis messen
Pro Messe sehen Sie in ScanLead die Zahl der Leads und den Anteil heißer, warmer und kalter Kontakte. Vergleichen Sie Ihre Messen: Welche hat den höchsten Anteil heißer Leads gebracht? Das hilft bei der Entscheidung, wo Sie im nächsten Jahr ausstellen.
ScanLead ist kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Abo, auch für Selbstständige und kleine Teams (siehe Leaderfassung für kleine Aussteller). Alle Funktionen im Überblick: Messe-Lead-Erfassung-App.
Häufige Fragen
Wie schnell sollte das Messe-Follow-up kommen?
Heiße Leads innerhalb von ein bis zwei Werktagen, warme in der ersten Woche, kalte in den zwei Wochen nach der Messe.
Verschickt ScanLead die Follow-up-Mails?
Nein. ScanLead verschickt keine E-Mails. Es liefert Status, Notizen und eine Export-Datei, mit der Sie aus Ihrem E-Mail-Programm oder CRM schreiben.
Wie oft sollte ich nachfassen?
Für kalte Leads reicht meist eine Nachricht. Bei heißen und warmen Leads richtet sich der nächste Kontakt nach dem, was Sie in der ersten Mail vereinbart haben.
Wie bekomme ich die Messekontakte in mein CRM?
Per Export als CSV oder Excel, über die API oder ein Werkzeug wie Make oder Zapier. CRMlead empfängt die Kontakte automatisch. Details: Messeleads ins CRM übertragen.
Kostet ScanLead etwas?
Nein. ScanLead ist kostenlos, mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo.