Informativa sulla privacy di Scanlead

Versione del 30 settembre 2026. Versione in vigore, vincolante per gli utenti del servizio Scanlead.

1. Identità del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 7 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è:

Quantum Liquid LLC, società di diritto del Wyoming (Wyoming Limited Liability Company), con sede legale al 30 N Gould St, Sheridan, WY 82801, Stati Uniti d'America.

Sito web: https://scanlead.io. Indirizzo di contatto per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali: support@scanlead.io.

Quantum Liquid LLC gestisce il servizio Scanlead, di seguito „Scanlead" o „il Servizio".

Quantum Liquid LLC non ha stabilimenti nell'Unione europea. Se e quando ciò diverrà obbligatorio ai sensi dell'articolo 27 GDPR, Quantum Liquid LLC nominerà un rappresentante nell'Unione. Alla data della presente informativa, la società agisce direttamente tramite support@scanlead.io, che riceve tutte le richieste degli interessati residenti nell'UE, nel SEE, nel Regno Unito e in Svizzera.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa descrive i trattamenti di dati personali effettuati da Scanlead nell'ambito dell'utilizzo del sito scanlead.io, dell'applicazione web progressiva (PWA) Scanlead e dei servizi associati (API, integrazioni CRM, e-mail transazionali).

Si applica a tre categorie di persone:

Utenti registrati („Utenti"), che creano un account Scanlead per acquisire contatti in occasione di fiere professionali.
Persone i cui dati di contatto sono acquisiti da un Utente tramite il Servizio („Contatti acquisiti").
Visitatori del sito scanlead.io che non creano un account.

3. Categorie di dati personali raccolti

3.1 Dati dell'account Utente

Al momento della creazione dell'account e durante l'utilizzo del Servizio, Scanlead raccoglie:

Indirizzo e-mail.
Password memorizzata in forma di hash con salt (bcrypt o equivalente).
Nome e cognome.
Nome della società e settore dell'Utente.
Preferenze di lingua e fuso orario.
Registri di accesso (data, indirizzo IP, user-agent) per la sicurezza dell'account.

3.2 Contatti acquisiti dall'Utente („Lead")

Quando l'Utente utilizza Scanlead in una fiera, registra dati relativi a terzi. Tali dati possono includere:

Nome e cognome del contatto.
Società e ruolo.
Indirizzo e-mail professionale.
Numero di telefono.
Note libere inserite dall'Utente.
Fotografia del biglietto da visita scattata dall'Utente.
Data, ora e luogo (nome della fiera) dell'acquisizione.

Per questi dati, l'Utente agisce in qualità di titolare del trattamento e Scanlead interviene in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR. Le condizioni sono descritte nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) che integra le Condizioni Generali.

3.3 Dati di utilizzo e analitica

Scanlead utilizza PostHog (server negli Stati Uniti) per comprendere l'utilizzo del Servizio. Gli eventi raccolti includono:

Pagine visitate, schermate aperte.
Azioni nell'applicazione (pulsante „nuova scansione", esportazione, connessione CRM).
Tipo di dispositivo, sistema operativo, browser.
Indirizzo IP troncato.

Un identificatore utente pseudonimo è associato a tali eventi per gli Utenti autenticati. Nessun dato personale dei Contatti acquisiti viene inviato a PostHog.

3.4 Dati di pagamento

I pagamenti sono elaborati da Stripe, Inc. (fornitore di servizi di pagamento). Scanlead non memorizza i dati delle carte di pagamento. Conserviamo unicamente:

L'identificativo cliente Stripe (stripe_customer_id).
Lo stato dell'abbonamento (attivo, in pausa, annullato).
Il piano tariffario sottoscritto e la valuta.
Le fatture accessibili tramite il portale clienti Stripe.

3.5 Dati transazionali via e-mail

Le e-mail transazionali (conferma di registrazione, reimpostazione della password, riepiloghi di attività) sono inviate tramite Resend. Sono trattati: l'indirizzo e-mail del destinatario, l'oggetto e il corpo del messaggio, lo stato di consegna.

4. Finalità e basi giuridiche

Ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1 GDPR, ogni trattamento è fondato su una base giuridica identificata.

Finalità	Base giuridica	Riferimento
Fornitura del Servizio all'Utente registrato	Esecuzione del contratto	Art. 6, par. 1, lett. b
Fatturazione e adempimento degli obblighi contabili	Obbligo di legge	Art. 6, par. 1, lett. c
Invio di e-mail transazionali indispensabili	Esecuzione del contratto	Art. 6, par. 1, lett. b
Misurazione dell'audience e miglioramento del prodotto tramite PostHog	Legittimo interesse, con diritto di opposizione	Art. 6, par. 1, lett. f
Cookie non strettamente necessari	Consenso	Art. 6, par. 1, lett. a
Sicurezza, prevenzione delle frodi, registri di accesso	Legittimo interesse	Art. 6, par. 1, lett. f
Riscontro alle richieste delle autorità competenti	Obbligo di legge	Art. 6, par. 1, lett. c
Trattamento dei Lead acquisiti dall'Utente	Trattamento per conto dell'Utente, titolare	Art. 28

Il legittimo interesse è stato oggetto di un bilanciamento documentato: l'analisi è limitata a dati pseudonimizzati, l'Utente può opporsi in qualsiasi momento tramite le impostazioni dell'account, e non viene assunta alcuna decisione automatizzata con effetti giuridici.

5. Periodi di conservazione

Scanlead applica i seguenti periodi.

Dati dell'account Utente: per tutta la durata di utilizzo dell'account, poi 3 anni dall'ultima attività per la prosecuzione commerciale, salvo opposizione. I dati imposti dalla legge (fatturazione) sono conservati per 10 anni, conformemente agli obblighi contabili applicabili.
Lead acquisiti: controllati dall'Utente. Sono conservati fintanto che l'Utente non li elimina. Alla chiusura dell'account, i Lead sono eliminati entro 30 giorni, salvo che l'Utente ne richieda in anticipo l'esportazione.
Analitica PostHog: 12 mesi mobili.
Registri di sicurezza: 12 mesi.
Fatture: 10 anni (obbligo fiscale).
Backup del database: una copia completa ogni giorno, compressa, eliminata dopo 30 giorni. I dati cancellati possono quindi restare in queste copie fino a 30 giorni.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

Scanlead ricorre ai seguenti responsabili del trattamento, elencati in modo esaustivo alla data della presente versione. L'elenco aggiornato è quello di questa pagina, https://scanlead.io/privacy.

Responsabile	Ruolo	Ubicazione dei server
Replit, Inc.	Hosting dell'applicazione	Regione indicata su richiesta
Neon (database Postgres gestito da Replit)	Database principale: account, fiere, Lead	Regione indicata su richiesta
Supabase Inc.	Autenticazione degli account, archiviazione dei backup giornalieri del database	Parigi, Francia (UE)
Stripe, Inc.	Elaborazione dei pagamenti	Stati Uniti
Resend	Invio di e-mail transazionali	Stati Uniti
PostHog Inc.	Analitica di prodotto	Stati Uniti
Cloudflare	CDN, protezione DDoS	Punti di presenza globali, terminazione UE per il traffico UE

Scanlead impone a ciascun responsabile garanzie contrattuali equivalenti a quelle descritte nella presente informativa, ai sensi dell'articolo 28 GDPR.

Nessun dato viene venduto a terzi. Scanlead non diffonde pubblicità comportamentale.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni responsabili (Replit, Neon, Stripe, Resend, PostHog) nonché la società stessa hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti verso tali destinatari sono disciplinati da:

Clausole Contrattuali Tipo (CCT) adottate dalla Commissione europea con decisione 2021/914 del 4 giugno 2021, Modulo 2 (da titolare a responsabile) o Modulo 3 (da responsabile a responsabile) a seconda della configurazione.
Ove applicabile, l'adesione del responsabile al Data Privacy Framework UE-USA.
Misure tecniche complementari: cifratura in transito (TLS 1.2 minimo), cifratura a riposo, minimizzazione dei dati trasferiti, segregazione degli accessi.

Una valutazione d'impatto sul trasferimento (Transfer Impact Assessment) è disponibile su richiesta a support@scanlead.io.

Presso Supabase, l'autenticazione degli account e i backup giornalieri del database sono ospitati nell'Unione europea, a Parigi (Francia). L'applicazione è ospitata da Replit e il database principale da Neon, database Postgres gestito da Replit: la regione dei loro server è indicata su richiesta a support@scanlead.io. I dati di analitica di PostHog sono trattati negli Stati Uniti.

8. Diritti degli interessati

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 GDPR, ogni interessato dispone dei seguenti diritti.

Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma che siano in corso trattamenti di dati che vi riguardano e riceverne copia.
Diritto di rettifica (art. 16): far correggere dati inesatti o incompleti.
Diritto alla cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati, fatti salvi gli obblighi di legge.
Diritto di limitazione (art. 18).
Diritto alla portabilità (art. 20): ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Diritto di opposizione (art. 21), in particolare per i trattamenti basati sul legittimo interesse.
Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza effetto retroattivo, quando il trattamento si fonda sull'articolo 6, paragrafo 1, lett. a.
Diritto di stabilire istruzioni relative alla sorte dei dati dopo la morte, ove previsto dalla legge applicabile.
Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, in particolare al Garante per la Protezione dei Dati Personali in Italia (www.garanteprivacy.it) o a qualsiasi altra autorità competente dello Stato membro di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.

8.1 Come esercitare i diritti

Gli Utenti possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, portabilità e cancellazione direttamente dalle impostazioni del proprio account Scanlead.

Qualsiasi richiesta può essere inviata anche a support@scanlead.io, accompagnata da un elemento che consenta di verificare l'identità del richiedente. Verrà fornita risposta entro un mese, prorogabile di due mesi per richieste complesse conformemente all'articolo 12, paragrafo 3 GDPR.

8.2 Contatti acquisiti (Lead)

Quando un Contatto acquisito desidera esercitare i propri diritti, la richiesta può essere rivolta all'Utente che lo ha registrato (titolare del trattamento) oppure a Scanlead, che trasmetterà la richiesta all'Utente interessato e lo assisterà nella gestione conformemente all'articolo 28, paragrafo 3, lett. e GDPR.

9. Assenza di decisioni automatizzate e assenza di addestramento di IA

Scanlead non assume alcuna decisione che produca effetti giuridici o incida in modo significativo sulle persone in modalità automatizzata ai sensi dell'articolo 22 GDPR.

I dati personali degli Utenti e dei Contatti acquisiti non sono mai utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, siano essi gestiti da Scanlead o da terzi. Le funzionalità di riconoscimento del testo (OCR) sui biglietti da visita si basano su elaborazione locale o su un servizio di terzi che si impegna contrattualmente a non conservare né addestrare modelli sulle immagini trasmesse.

10. Cookie e tracciatori

Scanlead utilizza due categorie di cookie e tecnologie simili.

Cookie strettamente necessari: sessione, autenticazione, preferenze linguistiche, protezione CSRF. Sono impostati senza consenso, conformemente all'articolo 122 del Codice Privacy italiano e alle linee guida del Garante.
Cookie di misurazione (PostHog): impostati solo dopo consenso esplicito tramite il banner. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite il link „Gestisci i cookie" nel piè di pagina.

Non sono impostati cookie pubblicitari.

11. Minori

Il Servizio non è destinato a persone di età inferiore ai 16 anni. Non viene creato consapevolmente alcun account per un minore di 16 anni. Qualora Scanlead venisse a conoscenza che un account è stato aperto da un minore al di sotto di tale età, l'account sarà chiuso e i dati associati eliminati.

12. Sicurezza

Scanlead adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio (art. 32 GDPR):

Cifratura in transito (TLS 1.2 minimo) e a riposo (AES-256).
Isolamento dei dati tra spazi di lavoro (Row Level Security in Postgres).
Autenticazione a due fattori disponibile per tutti gli account.
Ogni giorno un backup completo del database, compresso, conservato 30 giorni in uno spazio privato presso Supabase (Parigi), poi eliminato.
Registrazione degli accessi amministrativi.
Politica di gestione delle vulnerabilità e procedure di risposta agli incidenti.
Impegni di riservatezza sottoscritti da qualsiasi persona con accesso ai dati.

In caso di violazione di dati suscettibile di comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, Scanlead effettua la notifica all'autorità di controllo competente entro 72 ore conformemente all'articolo 33 GDPR e informa gli interessati quando la violazione è suscettibile di comportare un rischio elevato (art. 34 GDPR).

13. Modifiche dell'informativa

Scanlead può modificare la presente informativa. Ogni modifica sostanziale è notificata via e-mail agli Utenti e tramite un banner nell'applicazione almeno 30 giorni prima della sua entrata in vigore. La prosecuzione dell'utilizzo del Servizio dopo tale termine equivale ad accettazione. La versione vigente è sempre consultabile su https://scanlead.io/privacy.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda, richiesta o reclamo relativi alla presente informativa:

Quantum Liquid LLC, all'attenzione di „Privacy", 30 N Gould St, Sheridan, WY 82801, Stati Uniti d'America.

E-mail: support@scanlead.io.