En un stand, la tarjeta de visita sigue siendo el gesto más habitual: el visitante se la da, usted se la guarda en el bolsillo y tres semanas después nadie recuerda qué se dijo. El problema no es la tarjeta, sino todo lo que no está escrito en ella: el interés del visitante, su proyecto, el siguiente paso prometido.
Esta página explica lo que debe hacer un escáner de tarjetas de visita durante una feria, las trampas de las aplicaciones generalistas y cómo lo hace Scanlead.
Lo que debe hacer un escáner en un stand
Un escáner de oficina lee una tarjeta. Un escáner de feria debe hacer tres cosas mientras el visitante sigue delante de usted:
- Leer la tarjeta: nombre, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, sin volver a escribir nada.
- Captar el contexto: lo que busca el visitante, en una nota breve, y su temperatura (caliente, tibio, frío).
- Guardar el contacto en el lugar adecuado: la feria, la fecha, la persona del equipo que lo conoció.
Una aplicación que solo hace el primer paso le deja con una libreta de direcciones más. Es el segundo el que hace posible el seguimiento.
Las trampas de las aplicaciones generalistas
Las aplicaciones de tarjetas de visita para el gran público están pensadas para un uso de oficina:
- Sin ferias: los contactos llegan a una lista única, sin saber dónde ni cuándo se conocieron.
- Sin calificación: imposible distinguir al visitante que tiene un proyecto del que buscaba un café.
- Red imprescindible: en un pabellón de exposición, el wifi se satura y el 4G se debilita. Una app que exige conexión se bloquea en el peor momento.
- Exportación pensada para Estados Unidos: un archivo CSV separado por comas se abre en una sola columna en un Excel con configuración regional española.
Cómo lo hace Scanlead
1. Fotografía la tarjeta. La lectura rellena el formulario: nombre, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono. La web y la dirección van a las notas. Corrige si hace falta, en español, antes de guardar.
2. Califica con un gesto. Caliente, tibio o frío, además de una nota libre: «quiere una demo en noviembre», «compara con su proveedor actual». Es esa línea la que marcará la diferencia en el seguimiento.
3. El contacto se guarda en su feria. Cada feria tiene su lista, sus estadísticas y su exportación. En equipo (Pro+), se ve quién añadió cada contacto.
4. Sin red, el contacto se queda en el teléfono. Leer una tarjeta requiere conexión; mientras tanto, escanea el código QR del badge o introduce el contacto a mano. Se guarda en el teléfono con un mensaje claro y se sincroniza en cuanto vuelve la red, sin duplicados.
5. La exportación se abre bien. CSV con punto y coma y acentos conservados, o Excel directamente, con encabezados en español, entre ellos el cargo y la persona que añadió el contacto. En todos los planes, incluido el gratuito.
¿Y las acreditaciones?
Si la acreditación del visitante lleva un código QR que contiene sus datos de contacto (vCard, contacto o dirección de perfil), Scanlead lo lee directamente. Si la acreditación solo contiene un número vinculado a la base de datos del organizador, ninguna aplicación independiente puede leerla: en ese caso fotografía su tarjeta de visita o introduce el contacto. Lo decimos con franqueza en lugar de prometerlo.
Tres reflejos que ganan el seguimiento
- Anote el siguiente paso prometido, no el producto presentado. «Enviar la oferta para 3 máquinas antes del día 15» vale más que «interesado en la gama X».
- Califique enseguida. Por la noche, en el hotel, ya no sabrá quién estaba caliente.
- Exporte cada noche. Un archivo por día de feria permite empezar el seguimiento incluso antes de desmontar el stand.
Cuánto cuesta
El plan gratuito incluye 50 capturas al mes, tarjetas, acreditaciones y entradas manuales incluidas, sin tarjeta bancaria. Pro cuesta 19 € al mes, IVA no incluido, para un usuario y capturas ilimitadas; Pro+ 39 € al mes, IVA no incluido, para un equipo de hasta cinco. Sin permanencia.
Para comparar con el lector de acreditaciones del organizador, con precios publicados: nuestra comparativa.
Preguntas frecuentes
¿Hay que instalar una aplicación? No: Scanlead funciona en el navegador del teléfono (Safari, Chrome). También hay una aplicación Android disponible en Google Play.
¿Y después de la feria? Cómo pasar los contactos a su CRM sin volver a escribirlos: leads de feria a su CRM.